Firma e accettazione documenti

EXOfattura consente di inviare al cliente documenti commerciali con presa visione, accettazione elettronica o firma elettronica semplice (firma grafica su schermo), tracciando ogni passaggio in una timeline.

Terminologia

• Firma elettronica semplice: il cliente appone una firma grafica sul dispositivo; il sistema registra data, IP ed eventuali dati di consegna.
• Accettazione elettronica: il cliente dichiara di aver letto e accettato le condizioni, senza obbligo di firma grafica.
• Presa visione: registrazione dell'apertura del documento, senza firma.
• Non si tratta di firma digitale qualificata, CAdES o PAdES.

Documenti supportati

Documento	Firma / accettazione	Note
Preventivo	Opzionale	Stato Accettato dopo completamento
Ordine cliente	Consigliata	Blocco condizioni economiche dopo firma
Rapportino intervento	Di norma richiesta	Attesta l'esecuzione del servizio
DDT	Consegna o ritiro	Esito consegna, GPS opzionale
Fattura / Nota di credito	Solo presa visione	Nessun obbligo di firma; stato fiscale invariato

Le commesse sono documenti interni e non prevedono firma cliente.

Menu Invia

Su ogni documento supportato trova il menu Invia con azioni come:

• Invia via email, WhatsApp o SMS
• Genera link pubblico o QR code
• Richiedi firma elettronica semplice o accettazione
• Scarica o anteprima PDF

Le opzioni dipendono dal tipo documento, dallo stato, dai permessi e dai recapiti cliente configurati.

Procedura per l'operatore

1. Apra il dettaglio documento (preventivo, ordine, DDT, rapportino, fattura…)
2. Clicchi Invia e scelga i canali (email, WhatsApp, SMS)
3. Indichi se richiedere accettazione, firma grafica o solo presa visione
4. Verifichi che il cliente abbia i recapiti necessari (email o cellulare)
5. Confermi: l'invio viene accodato e processato in background dal Centro Comunicazioni

Se manca un recapito (es. cellulare per SMS), il sistema segnala Recapiti cliente incompleti: aggiorni l'anagrafica e riproponete l'invio.

Procedura per il cliente

1. Riceve un messaggio con link sicuro (email, WhatsApp, SMS o QR)
2. Apre la pagina mobile e visualizza il PDF
3. Legge le eventuali condizioni e spunta la casella obbligatoria
4. Inserisce nome e cognome
5. Se richiesto, appone la firma grafica sullo schermo
6. Può autorizzare la posizione GPS (solo se abilitata dall'azienda)
7. Conferma e, se previsto, riceve una copia digitale

Firma DDT (consegna)

Per i DDT in stato Emesso o In transito:

1. Generi il link dal dettaglio DDT (Genera link firma o menu Invia)
2. Il destinatario può indicare l'esito consegna (consegnato, con riserva, rifiutato, parziale)
3. Dopo la firma il DDT passa a Consegnato (salvo rifiuto)

Veda anche Consegnare.

Firma rapportino

Da un rapportino completato:

1. Generi o invii il link di firma al cliente
2. Il tecnico può far firmare anche localmente sul proprio dispositivo
3. Dopo la firma il rapportino è bloccato e utilizzabile per la fatturazione

Veda Rapportini di intervento.

Timeline e PDF firmato

Nel dettaglio documento trova:

• Stato firma (inviato, visualizzato, accettato, firmato, scaduto, revocato…)
• Timeline degli eventi (invio, apertura, firma, copia inviata)
• PDF originale e PDF firmato (versione immutabile con pagina di attestazione)

Sicurezza del link

• Il link contiene un token casuale (non ID documento)
• Ha scadenza configurabile (default 72 ore)
• Può essere revocato o rigenerato
• Se modificate il documento dopo l'invio, la richiesta precedente viene invalidata e serve una nuova richiesta

Attenzione

Verificate dati e importi prima di inviare la richiesta di firma: dopo la conferma del cliente le modifiche alle condizioni firmate non sono consentite senza una nuova revisione.

Suggerimento

Per consegne in cantiere, mostrate il QR code del link sul tablet o smartphone del referente cliente: evita errori di digitazione e accelera la firma sul posto.

Cosa succede dopo: la firma o l'accettazione alimentano stati documento, notifiche interne, eventuali regole del Centro Comunicazioni e la base per fatturazione o evasione ordine.